Disain dan Analisis Pekerjaan

Tugas Kelompok 2

Adilah Fauziyyah                  20215143

Firma Deni                             22215712

Noviana Putri                        25215137

Disain dan Analisis Pekerjaan

1.     Elemen-elemen Disain Pekerjaan

Desain pekerjaan adalah proses penentuan tugas-tugas yang akan dilakasankan, metode metode yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas ini, dan bagaimana pekerjaan tersebut berkaitan dengan pekerjaan lainnya dalam organisasi. Elemen Desain Pekerjaan itu meliputi:

1.     Elemen organisasional

Elemen organisasi pada desain pekerjaan bersangkutan dengan efisiensi, yaitu akan mendorong karyawan yang mampu dan termotivasi untuk mencapai keluaran yang maksimal. Bila karyawaan bekerja berulang-ulang, sampai batas tertentu tingkat keluaran biasanya lebih tinggi. Dalam elemen organisasi meliputi:

a)     Pendekatan mekanistik, pendekatan mekanistik adalah upaya suatu organisasi dalam mencapai sesuatu yang diinginkan. Untuk mencapai hal tersebut membutuhkan team, ada pemimpin atau pelatih yang bisa memimpin dengan baik, dan juga dalam melaksakannya harus bekerja sama. Pendekatan mekanistik bisa diartikan juga sebagai cara melakukan sesuatu dengan team.

b)     Aliran kerja, aliran kerja dalam suatu organisasi sangat dipengarui dengan sifat produk dan jasa, biasanya menentukan urutan dan keseimbangan pekerjaan-pekerjaan.

c)      Praktek-praktek kerja, adalah cara pelaksanakan kerja yang ditetapkan. Metode-metode ini bisa terbentuk dari tradisi, atau kesepakan oleh para karyawan, atau bisa juga bagian kontrak kerja manajemen.

2.     Elemen lingkungan

Elemen-elemen lingkungan pokok dalam perancangan pekerjaan adalah kemampuan dan tersedianya karyawan berpotensi. Dalam hal ini meliputi dua hal, yaitu eksternal dan internal. Internal adalah tersedianya karyawan-karyawan yang memiliki potensi baik dalam melaksakan bidangnya. Sedangkan eksternal adalah pengaruh dari masyarakat. Disamping itu, para karyawan yang yang mempunyai pendidikan semakin tinggi akan mempunyai penghargaan yang tinggi dalam kualitas pekerjaanya.

3.     Elemen keperilakuan

Ada beberapa elemen keprilakuan yang perlu di pertimbangkan dalam desain pekerjaan, diantaranya:

a)     Otonomi, bagaimana karyawan dapat melaksanakan tugasnya dengan baik dan bertanggung jawab dengan apa yang dilakukan.

b)     Varuasi pekerjaan, bagaimana karyawan dapat melakukan pekerjaan yang tidak membosankan, karena kebosanan akan menimbulkan kelehan, dan kelelahan mengakibatkan kesalahan dalam melakkan pekerjaan.

c)     Identitas tugas, suatu pekerjaan harus mempunyai identitas, agar karyawan-karyawan itu mempunyai rasa tanggung jawab saat melakukan pekerjaannya.

d)    Umpan balik, biala pekerjaan memberikan umpan balik tentang seberapa baik pekerjaan, maka karyawan akan mempunyai motivasi untuk melaksanakannya dengan baik.

2.     Trade-Off Keperilakuan dan efisiensi

Trade off artinya gabungan atas 2 hal atau lebih yang digabungkan dan menjadi komposisi yang pas. Elemen-elemen keperilakuan desain pekerjaan mengemukakan tentang pentingnya otonomi variasi, identitas tugas dan umpan balik. Sedangkan elemen-elemen efisiensi mengutarakan semakin tinggi tingkat spesialisasi harus mengurangi variasi, meminimumkan otonomi dan elemen-elemen kontradiktif lainnya. Jadi, untuk merancang pekerjaan-pekerjaan yang lebih efisien bisa menyebabkan berkurangnya kepuasan kerja begitupun sebaliknya. “Trade Offs” antara efisiensi Versus Keperilakuan dalam Desain Pekerjaan.

Grafik A : Produktivitas Versus Spesialisasi.

Asumsi bahwa tambahan spesialisasi berarti keluaran naik hanya benar sampai titik tertentu. Dalam gambar diatas, tambahan spesialisasi setelah titik b menyebabkan produktivitas turun , karena elemen-elemen keperilakuan seperti kebosanan menghentikan manfaat spesialisasi. Dalam kenyataanya, pekerjaan antara b dan c dapat ditingkatkan produktivitasnya melalui pengurangan drajat spesialisasi.

Grafik B : Kepuasan Kerja Versus Spesialisasi.

Dalam hal ini, kepuasan kerja meningkat sejalan dengan naiknya spesialisasi dan kemudian tambahan spesialisasi menyebabkan kepuasan kerja menurun. Pekerjaan-pekerjaan tanpa spesialisasi akan membuat keryawan membutuhkan waktu lama untuk mempelajarinya. Bila spesialisasi mencapai titik b dalam gambar diatas, kepuasan kerja mulai menurun karena kurangnya otonomi, variasi dan identitas tugas. Produktivitas terus naik hanya bila kebaikan spesialisasi lebih besar daripada kelemahan akibat ketidakpuasan.

Grafik C : Proses Belajar Versus Spesialisasi.

Bila suatu pekerjaan terlalu terspesialisai, maka akan lebih mudah dipelajari dibanding pekerjaan yang tidak terspesialisasi. Secara grafik, ini berarti bahwa tingkat belajar pada pekerjaan yang terspesialisasi lebih cepat mencapai standar yang ditetapkan (ditunjukkan garis putus-putus). Dalam jangka pendek , pekerjaan-pekerjaan yang tidak terspesialisasi memerlukan waktu lama untuk dipelajari.

Grafik D : Perputaran Karyawan Versus Spesialisasi.

Meskipun pekerjaan-pekerjaan yang terspesialisasi lebih cepat dipelajari namun pada umumnya menyebabkan kepuasan kerja lebih rendah. Kepuasaan kerja yang  rendah selanjutnya dapat menyebabkan tingkat perputaran karyawan yang lebih tinggi. Bila tingkat perputaran kerja tinggi, perancangan kembali pekerjaan perlu dilakukan dengan lebih memperhatikan elemen-elemen keperilakuan yang bisa mengurangi tingkat permintaan berhenti bekerja.

3.     Pengertian Analisis Pekerjaan

Handoko (2000:41) mengemukakan bahwa analisis pekerjaan adalah proses sistematik untuk mengumpulkan, mengevaluasi, dan mengorganisasi informasi tentang pekerjaan. Mondy (2008:95) juga mengemukakan analisis pekerjaan merupakan suatu proses sistematis untuk menentukan keterampilan-keterampilan, tugas-tugas, dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Sastrohadiwiryo (2002:128) menyatakan bahwa analisis pekerjaan adalah suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik.

Sedangkan menurut Hasibuan (2000:28), analisis pekerjaan adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan. Analisis pekerjaan merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai.

4.     Arti Penting Analisis Jabatan

Definisi job analysis: Analisis jabatan adalah proses mendapatkan atau mengumpulkan informasi sebuah jabatan.Ada beberapa langkah yang harus ditempuh dalam analisis jabatan. Pertama tentukan lebih dulu tugas-tugas pokok yang harus ada dalam jabatan itu, termasuk didalamnya perilaku dan aktivitas yang melekat pada jabatan itu.

Kedua, mengidentifikasi knowledge, abilities, skills, dan other characteristics (KASOCs) yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas itu. Knowledge berarti seperangkat informasi yang ada di dalam prosedur yang harus diterapkan dalam pekerjaan itu.Abilities berarti kompetensi untuk menghasilkan hasil yang bisa diamati. Misalnya kemampuan seorang pengetik yang baik adalah menghasilkan ketikan yang rapi dan tidak banyak salahnya.Skill berarti kompetensi untuk melakukan tindakan yang bisa dipelajari, baik yang sifatnya motorik, verbal, manual, atau melakukan pengolahan mental yang menyangkut data, orang atau barang.

Other characteristics meliputi faktor kepribadian, sikap, atau watak yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.Laporan analisa jabatan untuk seorang perwira patroli jalan raya mungkin berupa pengetahuan hukum, komunikasi lisan yang baik, kemampuan menyopir yang trampil, dan keterandalan untuk melaksanakan tugasnya dengan cukup baik.

5.     Tujuan Analisis Pekerjaan

Tujuan analisis pekerjaan yang dikemukakan oleh Sastrohadiwiryo

(2002:130) adalah sebagai berikut:

1.     Memperoleh Tenaga Kerja pada Posisi yang Tepat

Menempatkan tenaga kerja yang tepat menjadi tantangan bagi setiap manajemen tenaga kerja. Dalam kenyataannya, menempatkan tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan tugas bukan merupakan hal yang mudah. Karena itu untuk memenuhi harapan tersebut perlu diadakan prediksi, dugaan, dan tahapan analisis ilmiah dan rasional, berdasarkan kondisi pekerjaan yang ada. Tenaga kerja yang ditempatkan pada posisi yang tepat akan memberikan dampak positif kepada perusahaan, antara lain:

a.     Meningkatnya moral kerja (semangat dan kegairahan kerja

b.     Terpeliharanya disiplin kerja, baik terhadap peraturan dan kebijakan yang tertulis maupun tak tertulis.

Akibat dari kedua hal tersebut akan berpengaruh terhadap produktivitas kerja tenaga kerja.

2.     Memberikan Kepuasan pada Diri Tenaga Kerja

Titik kepuasan manusia sangat relatif, bahkan tak terbatas, hal ini bergantung pada pola hidup manusia yang bersangkutan. Manusia yang pola hidupnya rendah atau tingkatan menengah, mungkin tingkatan kepuasan cenderung relatif rendah, demikian juga manusia yang pola hidupnya tinggi, tingkat kepuasan relatif tinggi.

3.     Menciptakan Iklim dan Kondisi Kerja yang Kondusif

Penempatan tenaga kerja pada posisi yang tepat serta timbulnya kepuasan pada diri tenaga kerja merupakan dua tujuan integral dari analisis pekerjaan. Uraian/deskripsi pekerjaan dan persyaratan pekerjaan merupakan hasil analisis pekerjaan. Iklim dan kondisi kerja yang serasi dan dinamis dapat terwujud seandainya uraian pekerjaan menunjukkan tingkatan tugas dan tanggung jawab yang jelas serta persyaratan yang harus dipenuhi tenaga kerja yang tidak berbelit-belit. Selain itu, penempatan tenaga kerja pada posisi yang tepat serta timbulnya kepuasan tenaga kerja pada pekerjaannya akan berpengaruh langsung terhadap iklim dan kondisi kerja yang serasi dan dinamis. Secara tidak langsung, terciptanya iklim dan kondisi kerja yang serasi dan dinamis merupakan salah satu tujuan dari analisis pekerjaan.

6.     Langkah-langkah Utama dalam Analisis Pekerjaan

Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah-langkah sebagai berikut:

1)    Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaanartinya penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi analisis pekerjaannya. Karena hasilnya akan digunakan untuk menentukan jenis data yang akan dikumpulkan dan teknik pengumpulan datanya. Informasi hasi{ analisis pekerjaan dipergunakan untuk menetapkan job description, job specification, dan job evaluation dalam pengadaan pegawai.

2)    Mengumpulkan informasi tentang latar belakang artinya penganalisis harus mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi latar belakang seperti bagan organisasi, bagan proses, dan uraian pekerjaan. Pengumpulan data dilakukan dengan metode penelitian deskriptif analisis, survei, sensus, dan sample, sedangkan teknik pengumpulan data dapat dengan cara wawancara, observasi, kuesioner, dan angket. Data yang terkumpul dikualifikasikan, diana¬lisis, dan diaplikasikan kepada masa depan.

a.     Menyeleksi muwakal jabatan yang akan dianalis artinya penganalisis harus memilih beberapa muwakal jabatan untuk dianalisis. Hal ini perlu dilakukan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan dianalisis.

b.     Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan artinya penganalisis mengadakan analisis pekerjaan secara aktual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja, dan syarat-syarat personel yang akan melaksanakan pekerjaan.

c.      Meninjau informasi dengan pihak pihak yang berkepentingan artinya analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan. Informasi hendaknya diverifikasi dengan pekerja yang akan melaksanakan pekerjaan itu serta atasan langsung karyawan bersangkutan. Dengan memverifi¬kasi informasi itu akan membantu untuk menentukan kebenarannya dan meleng¬kapinya secara faktual serta dapat dipahami dengan mudah oleh semua pihak yang berkepentingan. Langkah peninjauan in] juga akan dapat membantu per¬olehan penerimaan seseorang atas data analisis pekerjaan yang telah dihimpun dengan memberikan kesempatan bagi orang tersebut untuk memodifikasi uraian tentang aktivitas yang dilaksanakannya.

d.     Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan artinya penganalisis pekerjaan kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan, dan evaluasi pekerjaan.

e.      Meramalkan dan memperhitungkan perkembangan perusahaan, artinya pengana¬lisis harus juga memperhitungkan/meramalkan perkembangan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, apakah dikemudian hari diperlukan pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan. Hal ini perlu guna memperhitungkan kemampuan karyawan untuk masa kini dan masa depan supaya mereka dapat tetap melaksanakan pekerjaan walaupun ada pemakaian teknologi canggih dan reorganisasi perusahaan.

7.     Jenis Analisis Pekerjaan

Terdapat dua jenis analisis pekerjaan, yakni :

1)    Analisis pekerjaan tradisional (Traditional job analysis)

Model tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, antara lain tanggung jawab yang merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggung jawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pelaksanaan, kewajiban-kewajiban umum dari seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan, kualifikasi-kualifikasi minimal yang diterima sebagai kelayakan. Kelemahan analisis pekerjaan tradisional Jika tujuan uraian pekerjaan adalah untuk meningkatkan efisiensi, model tradisional di anggap tidak memadai dalam dua hal, yakni :

a.     uraian tugas tersebut tidak merinci performansi yang di harapkan dari pekerja.

b.     tidak merinci hubungan atau keterkaitan antara standar-standar, kecakapan-kecakapan, dan kualifikasi-kualifikasi minimal.

2)    Analisis pekerjaan yang berorientasi hasil (Results-oriented Job Description, atau RODs).

Analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil ini juga dinamakan output-oriented job description,dan ini merupakan suatu kehidupan kecil didalalm program-oriented budgets,sementara uraian-uraian pekerjaan tradisional lebih banyak mirip dengan ceiling or line item budgets. Yang terakhir lebih bermanfaat bagi tujuan-tujuan pengendalian eksternal, sedangkan yang pertama lebih cocok bagi perbaikan produktivitas.

Analisis pekerjaan jenis ini berasumsi bahwa uraian pekerjaan akan menjadi lebih bermanfaat jika uraian pekerjaan tersebut memperjelas harapan-harapan organisasi kepada pekerja,dan keterkaitan antara tugas-tugas standar-standar, kecakapan-kecakapan, dan kualifikasi-kualifikasi minimal.

Contoh pertanyaan yang diajukan :

a.     TUGAS :

perilaku, kewajiban/tanggungjawab apa yang penting bagi perusahaan ?

b.     KONDISI PEKERJAAN

bagaimana sifat dasar pekerjaan atau syarat apa yang diperlukan  agar pekerjaan    terlaksana, petunjuk apa yang tersedia untuk membantu pekerja melaksanakan tugasnya ?

c.      STANDAR KINERJA

kinerja seperti apa yang diharapkan, baik berdasarkan standar kualitas, kuantitas dan ketepatan waktu yang ditetapkan perusahaan ?

d.     KECAKAPAN

kemampuan, pengetahuan dan ketrampilan apa yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas dengan standar minimal ?

e.      KUALIFIKASI

pendidikan dan pengalaman apa yang dibutuhkan untuk mampu melaksanakan suatu pekerjaan ?

 Kelebihan model yang berorientasi hasil (RODs)

1.     Model ini menyediakan suatu sarana untuk menghubungkan input-input personel terhadap output-output organisasi bagi para perencana program.

2.     Model ini menyediakan sarana untuk memperkenalkan kepada para pekerja yang baru atas harapan-harapan, tujuan-tujuan MBO yang ditetapkan, dan untuk mengadakan evaluasi terhadap performansi secara lebih objektif bagi para manager.

3.     Model ini memberikan gambaran yang jelas mengenai harapan-harapanperformansi organisasi, dan kualifikasi minimal yang dibutuhkan untuk promosi atau penempatan bagi para pegawai.

4.     Meningkatkan dampak dari para manager kepegawaian terhadapa prokduktifitas organisai dan pekerja dari pada menajemen kedudukan dan pemaksaan pengawasan legeslatif dari luar

Kelemahan model yang berorientasi hasil (RODs)

Model analisis pekerjaan yang berorientasi hasil ini mempunyai beberapa kelemahan, antara lain:

1.     Perubahan-perubahan didalam syarat-syarat dan standar-standar meneuntut peneinjauan kembali atas RODs. Syarat-syarat yang mempengaruhi performansi akan berubah yang pada gilirannya akan menuntut RODs untuk merumuskan kembali guna memuat dan merinci syarat-syarat yang berubah tersebut.

2.     Setiap kedudukan menuntut RODs tersendiri/

Beberapa kedudukan tidak mempunyai standar-standar performansi yang tidak dapat diukur.

8.     Sifat dari Analisis Jabatan

Menurut Gary Dessler (1997, h.90), analisis jabatan (job analysis) adalah prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan dipekerjakan untuk itu.

Suatu pekerjaan seyogyanya diciptakan untuk memfasilitasi tujuan dari organisasi itu sendiri. Untuk itu pengetahuan, keahlian dan kemampuan orang yang memegang jabatan sangat berpengaruh terhadap pencapaian tujuan organisasi tersebut. Analisa pekerjaan adalah esensi untuk menetapkan persyaratan sumber daya manusia yang bagaimana yang akan direkrut ke dalam organisasi. Analisa jabatan/pekerjaan merupakan hal yang fundamental dalam pencapaian tujuan organisasi, karena tujuan analisis pekerjaan adalah untuk mendefinisikan setiap pekerjaan yang berhubungan dengan perilaku yang diperlukan untuk melaksanakannya.

Seorang ahli SDM bertujuan untuk mengumpulkan jenis informasi melalui analisis jabatan yaitu :

a)     Aktivitas kerja

Informasi biasanya dikumpulkan pada kegiatan kerja sesungguhnya yang dilaksanakan, seperti pembersihan, penjualan, kegiatan mengajar atau pengecatan. Daftar seperti itu juga menunjukkan bagaimana, mengapa, dan kapan seorang pekerja melakukan suatu aktivitas.

b)    Perilaku manusia

Informasi tentang perilaku manusia seperti merasakan, mengkomunikasikan, mengambil keputusan dan menulis bisa juga dikumpulkan. Termasuk disini adalah informasi yang berhubungan dengan tuntutan jabatan manusia seperti mengangkat berat, menempuh jarak jauh dan lain-lain.

c)     Mesin, alat, perlengkapan dan bantuan kerja yang digunakan.

Informasi yang sehubungan dengan produk yang dibuat, bahan-bahan yang diproses , pengetahuan yang dihadapi atau diterapkan (seperti keuangan atau hukum), dan jasa yang disumbangkan (seperti penyuluhan atau perbaikan).

d)    Standar kinerja

Informasi yang dikumpulkan sehubungan dengan standar kinerja (kuantitas, kualitas atau kecepatan untuk setiap tugas jabatan) berdasarkan mana seorang karyawan dalam jabatan ini akan dinilai.

e)     Konteks jabatan

Informasi yang berhubungan dengan kondisi fisik, jadwal kerja dan konteks sosial dan organisasi, sebagai contoh dilihat dari segi jumlah orang dengan siapa karyawan akan secara normal harus berinteraksi, termasuk yang berkaitan dengan insentif dalam melaksanakan pekerjaan.

f)      Tuntutan manusiawi

Informasi yang berhubungan dengan tuntutan manusiawi dari jabatan, seperti pengetahuan atau keterampilan  (pendidikan, pelatihan,pengalaman kerja) dan menuntut atribut personal(kecerdasan, karakteristik fisik, kepribadian dan minat).

A.   Kegunaan dari Informasi Analisis Jabatan

Sebelum menentukan langkah-langkah dalam analisis jabatan, kita harus tahu bagaimana dan apa saja kegunaan dari informasi analisis jabatan. Informasi analisis jabatan merupakan basis bagi beberapa kegiatan manajemen SDM yang saling berkaitan seperti:

1.     Perekrutan dan seleksi

Analisis jabatan menyajikan informasi tentang apa yang dibawa oleh jabatan dan karakteristik manusiawi apakah yang dituntut untuk melaksanakan kegiatan ini. Informasi uraian jabatan dan spesifikasi jabatan seperti itu digunakan untuk memutuskan orang macam apakah yang akan direkrut dan dipekerjakan.

2.     Kompensasi

Informasi analisis jabatan juga hakiki untuk memperkirakan nilai dan konpensasi yang tepat untuk masing-masing jabatan. Ini disebabkan karena konpensasi (seperti gaji dan bonus) biasanya tergantung pada ketrampilan dan tingkat pendidikan yang dituntut dari suatu jabatan, risiko keselamatan, tingkat tanggungjawab dan lain-lain sampai semua faktor yang dinilai melalui analisis jabatan. Kita juga akan lihat bahwa banyak majikan mengklasifikasikan jabatan kedalam kategori-kategori (seperti sekretaris III dan VI ), dan analisis jabatan menyajikan informasi untuk menentukan nilai relatif dari masing-masing jabatan sehingga setiap jabatan dapat diklasifikasi.

3.     Penilaian kinerja

Suatu penilaiankinerja membandingkan setiap kinerja aktual dari masing-masing karyawan dengan standar kinerjanya. Sering melalui analisis jabtan para ahli tersebut dapat menentukan standar untuk dicapai dan kegiatan spesifik untuk dilaksanakan.

4.     Pelatihan

Informasi jabatan juga digunakan untuk merancang progam pelatihan dan pengembangan karena analisis dan uraian jabatan yang dihasilkan menunjukkan ketrampilan dan oleh karena itu pelatihan dituntut.

5.     Memastikan pengangkatan yang lengkap atas semua tugas.

Analisis jabatan ini untuk memastikan  bahwa semua tugas yang harus dilakukan sesungguhnya ditetapkan untuk posisi khusus. Sebagai contoh, dalam menganalisis jabatan terbaru dari manjer produksi perusahaan anda, anda menemukan bahwa dia melaporkan dirinya sebagai bertanggungjawab atas dua lusin tugas atau tugas-tugas yang spesifik termasuk perencanaan jadwal produksi mingguan, membeli bahan mentah, dan menyediakan kegiatan-kegiatan harian dari masing-masing lini pertamanya. Akan tetapi yang lepas adalah rujukan untuk menata plah bahan mentah atau persediaan barang jadi. Pada penyelidikan atau investigasi selanjutnya Anda dapat menemukan bahwa tidak ada orang manufakturing lain yang bertanggungjawab atas manajer sediaan manapun. Analisis jabatan Anda (tidak hanya berdasarkan pada apa yang dilaporkan karyawan sebagai tugas mereka, melainkan pada pengetahuan Anda tentang apa yang harus dipikul oleh jaatan ini) telah mengidentifikasikan suatu tugas yang hilang untuk diangkat. Akibatnya, analisis jabatan memainkan suatu peran dalam memulihkan masalah semacam itu yang akan timbul jika, misalnya, tidak ada yang diangkat untuk mengelola persediaan.

B.   Langkah-Langkah Analisis Jabatan

1.     Menentukan penggunaan informasi hasil analisa jabatan.

Analisaor harus mengetahui secara jelas kehunaan dari hasil analisa jabatan. Informasi dari analisa jabatan yang dikumpulkan tersebut harus dapat digunakan untuk merumuskan uraian jabatan, spesifikasi jabatan dan evaluasi jabatan.

2.     Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.

Analisator perlu mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau latar belakang seperti struktur perusahaan, flowchart proses dan uraian kerja.

3.     Menyeleksi jabatan yang akan dianalisis.

Analisator memilih jabatan yang akan dianalisis dengan tujuan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan dianalisis

4.     Mengumpulkan informasi tentang analisis pekerjaan

Analisator menganalisis pekerjaan secara actual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku pegawai, kondisi kerja dan syarat-syarat pegawai yang akan melaksanaan pekerjaan.

5.     Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan

Analisator menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan. Informasi harus diverifikasi oleh pegawai yang akan melaksanakan pekerjaab tersebut dan atasan langsung dari pegawai tersebut.

6.     Menyusun Uraian Jabatan, Spesifikasi Jabatan dan Evaluasi Jabatan.

Analisator menyusun uraian jabatan, spesifikasi jabatan dan evaluasi jabatan.

7.     Meramalkan perkembangan perusahaan.

Analisator meramalakan perlu tindaknya dilakukan pengayaan, penyederhanaan/perluasan pekerjaan dari uraian dan spesifikasi jabatan yang telah dibuat.

9.     Metode Mengumpulkan Informasi dari Analisis Jabatan

Terdapat tiga metode yang biasanya digunakan dalam Analisis Jabatan atau Analisis Pekerjaan ini. Ketiga Metode Analisis Jabatan tersebut diantaranya adalah Metode Observasi (Observation Method), Metode Wawancara (Interview Method) dan Metode Kuesioner (Questionnaire Method).

1)    Metode Observasi (Observation Method)

Pada metode analisis jabatan yang menggunakan observasi ini, seorang analis jabatan (orang yang melakukan analisis jabatan) mengamati seorang karyawan dan mencatat semua tugasnya baik yang dilakukannya maupun yang tidak dilakukannya, tanggung jawab maupun bukan tanggung jawabnya, keterampilan yang dibutuhkan, metode atau cara digunakan untuk melakukan tugas serta kemampuan dan mental atau emosional yang dibutuhkan untuk menangani tantangan dan risiko.

Mungkin banyak menganggap bahwa metode observasi ini merupakan metode yang termudah namun kenyataannya tidaklah demikian. Hal ini disebabkan karena setiap orang memiliki cara tersendiri untuk mengamati sesuatu dan setiap orang juga memiliki cara berpikir sendiri dalam menafsirkan penemuannya atau apa yang telah dilihatnya. Dengan demikian, proses observasi ini dapat mengakibatkan bias pada hasil pengamatannya. Perasaan suka dan tidak suka secara pribadi juga dapat menghasilkan hasil observasi yang tidak tepat atau bukan hasil yang sebenarnya. Salah satu cara terbaik untuk mengatasi permasalahan metode observasi ini adalah melalui pelatihan khusus analis jabatan atau pelatihan terhadap orang yang melakukan tugas analisis jabatan ini.

Terdapat tiga teknik khusus untuk observasi ini, yaitu dengan pengamatan langsung (direct observation), analisis metode kerja (work analysis method) dan teknik insiden kritis (Critical Insident Technique). Pengamatan langsung atau direct observation adalah mengamati langsung dan melakukan pencatatan perilaku seorang karyawan dalam situasi yang berbeda-beda. Analisis Metode Kerja atau Work Analysis Method adalah analisis pengamatan yang meliputi waktu dan gerak secara khusus, teknik analisis ini biasanya digunakan pada karyawan pabrik yang melakukan perakitan. Sedangkan teknik yang ketiga adalah teknik insiden kritis yang mengidentifikasikan perilaku kerja yang menghasilkan kinerja.

2)      Metode Wawancara (Interview Method)

Wawancara adalah metode pengumpulan data dan informasi dengan cara mengajukan pertanyaan langsung kepada karyawan. Pada umumnya, terdapat tiga jenis wawancara yaitu wawancara individual yaitu wawancara hanya dengan karyawan terkait, wawancara kelompok dengan kelompok karyawan yang mengerjakan pekerjaan yang sama dan wawancara dengan penyelia (supervisor) atau atasan karyawan yang bersangkutan yang mengetahui pekerjaan tersebut.

Dengan metode wawancara ini, seorang karyawan diwawancarai untuk mendapatkan informasi tentang masalah yang mereka hadapi, penggunakan cara atau teknik tertentu dan keterampilan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaannya. Metode wawancara ini juga dapat membantu pewawancara untuk mengetahui apa yang sebenarnya dipikirkan oleh karyawannya tentang tanggung jawab dan pekerjaannya sendiri.

Untuk mendapatkan hasil yang jujur dan benar serta data dan informasi yang asli, pertanyaan yang diajukan selama wawancara harus dipilih dengan teliti dan hati-hati. Untuk menghindari kesalahan, sebaiknya mewawancarai lebih dari satu individu untuk mendapatkan tanggapan. Bisa berupa dua atau lebih individu yang melakukan pekerjaan yang sama ataupun mewawancarai atasan atau supervisor individu/karyawan yang bersangkutan.

3)      Metode Kuesioner (Questionnaire Method)

Metode Kuesioner merupakan salah satu metode pengumpulan data dan informasi untuk analisis jabatan yang sering digunakan. Kuesioner adalah suatu daftar yang berisi pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab oleh karyawan yang akan dianalisis jabatannya. Kelebihan dari metode kuesioner ini adalah dapat mengumpulkan sejumlah informasi tentang pekerjaan dalam waktu yang relatif singkat dan biaya yang relatif murah dengan catatan bahwa karyawan dapat secara akurat menganalisis dan mengkomunikasikan informasi tentang pekerjaan mereka.

Namun Karyawan yang diminta untuk mengisi kuesioner tersebut kemungkinan mempunyai persepsi sendiri dan bias pribadi tersendiri terhadap pertanyaan yang terdapat pada kuesioner sehingga menimbulkan bias dan ketidakakuratan informasi. Oleh karena itu, disarankan untuk mengkombinasikannya dengan metode wawancara dan observasi untuk mengklarifikasi dan memverifikasi informasi kuesioner. Komunikasi yang baik antara manajemen dengan karyawan yang akan dianalisis jabatannya juga sangat diperlukan.

10.                        Klasifikasi Pekerjaan (Job Classification)

Sistem klasifikasi untuk semua pekerjaan, baik untuk sektor publik maupun sektor swasta, didasarkan atas beberapa faktor, diantaranya adalah:

a)     Masukan informasi, dimana dan bagaimana pekerja memperoleh informasi yang diperlukan untuk suatu pekerjaan.

b)    Proses mental, pertimbangan apa yang ditekankan dalam pembuatan keputusan, perencanaan dan aktifitas dalam pelaksanaan pekerjaan.

c)     Output pekerjaan, aktifitas fisik apa yang dilakukan oleh pekerja, dan alat apa yang dipakai oleh para pekerja?

d)    Relasi dengan orang, relasi dengan orang lain yang bagaimana yang dituntut dalam pelaksanaan pekerjaan?

e)     Konteks pekerjaan, dalam kontek fisik dan sosial apa pekerjaan dilaksanakan?

f)      Metode kerja, metode atau teknik apa yang digunakan untuk pelaksanaan pekerjaan?

g)     Ciri-ciri pekerja, ciri-ciri kepribadian atau kemampuan apa yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan?

11.                        Politik Reklasifikasi ( The Politics of Reclassification)

Daya tangkap politik mempengaruhi fungsi-fungsi alokasi dari analisis pekerjaan dengan cara mendeskripsikan ramifikasi politik mengenai dua jenis keputusan reklasifikasi, yaitu: (a) reklasifikasi yang menyebabkan perubahan dalam gaji, dan (b) reklasifikasi yang menyebabkan perubahan status dari suatu posisi pelayanan sipil yang telah diklasifikasikan dalam unit hasil kompromi bersama keposisi yang dikecualikan atau di luar unit kompromi. (Gomes, 2003, hal. 103)

SUMBER:

1.     https://ilmumanajemenindustri.com/metode-analisis-jabatan-job-analysis-method/

2.     http://faradillahanjanirohim.web.unej.ac.id/elemen-desain-pekerjaan-msdm/

3.     https://dokumen.tips/documents/bab-2-desain-pekerjaan-dan-informasi-analisis-pekerjaan.html

4.     http://repository.usu.ac.id/bitstream/handle/123456789/51518/Chapter%20II.pdf?sequence=4&isAllowed=y

5.     http://pemimpinunggul.com/analisa_jabatan.html